Office 365 คืออะไร?

Office 365 นั้น ถ้าจะอธิบายให้เข้าใจง่ายๆ และเห็นภาพแล้ว มันก็คือ โปรแกรม Microsoft Office ที่สามารถใช้งานแบบเวอร์ชั่นออนไลน์ครับ ซึ่งโปรแกรมออฟฟิศตัวเดิมๆ ที่เราคุ้นเคยนั้นจะต้องทำการซื้อไลเซนส์และทำการติดตั้งที่คอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง โดยสามารถทำงานได้โดยที่คอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่ต้องทำการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ Office 365 นั้นคุณไม่ต้องทำการติดตั้งโปรแกรมออฟฟิศลงในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นๆ แค่เพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณก็สามารถใช้จัดการงานเอกสารนั้นๆ ได้ รูปแบบจะคล้ายกับ Google Doc นั่นเองครับ

Office 365 ดีกว่าโปรแกรมออฟฟิศเดิมอย่างไร?

โดยการใช้งานโปรแกรมออฟฟิศในยุคต่อไปนี้จะเปลี่ยนรูปแบบจากการใช้งานบน PC ไปเป็นการใช้งานแบบออนไลน์โดยผ่าน Cloud computing ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถใช้งาน Software ได้บนทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตครับ ซึ่งแต่เดิมหากองค์กรต้องการใช้งานโปรแกรมออฟฟิศแบบถูกต้องนั้น จะต้องทำการซื้อไลเซนส์ตามจำนวนเครื่องที่ลง แต่ Office 365 จะคิดตามจำนวนผู้ใช้งานจริงในองค์กรนั้น ซึ่งจะช่วยในเรื่องของการลดต้นทุนและบริหารค่าใช้จ่ายในส่วนของ Software ได้ง่ายขึ้นครับ

จุดเริ่มต้นมาจากคำว่า “Cloud”

clip_image002ถ้าหากวันนี้ชาว IT Pro ยังไม่เคยผ่านหูคำว่า Cloud นี่คงจะแปลกๆ เพราะทุกๆค่ายในโลกใน IT ต่างโฆษณา หรือแม้กระทั่งมีคอร์สเรียนมากมาย ซึ่ง Cloud มีความยืดหยุ่น รองรับการขยายตัว และใช้งานแบบจ่ายตามการใช้จริง ทำให้งบที่ลงทุนด้านไอทีให้กลายเป็นงบค่าใช้จ่ายแทน อีกทั้งยังช่วยลดปัญหาค่าใช้จ่ายแฝงได้อีกด้วย สำหรับ Microsoft Office 365 จะเป็นบริการโมเดลแบบ SaaS ซึ่งเป็นบริการด้านแอพพลิเคชันธุรกิจที่จำเป็น ที่เห็นชัดคือเรื่องเมล์, แชร์ไฟล์ และออนไลน์คอนเฟอเรนซ์ เป็นต้น

แล้ว Office 365 สามารถทำงานร่วมกันกับ Office ได้หรือไม่

Office 365 สามารถทำงานร่วมกับเวอร์ชันล่าสุดของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac แต่ Office 365 จะทำงานด้วยฟังก์ชันการใช้งานที่ค่อนข้างจำกัดกับ Office 2007 ถ้าหากเรามี Office รุ่นก่อนหน้านี้ เราต้องอัพเดต Office ไปเป็นเวอร์ชันที่ใหม่กว่าเพื่อใช้งาน Office 365 หรือเราสามารถสมัครใช้งานในแผน Office 365 ซึ่งบางแผนมี Office Pro Plus มาให้ด้วย ซึ่งการใช้งานไม่ต่างจาก Office ที่เราใช้เลย

ถ้าอย่างนั้น ต้องใช้อินเทอร์เน็ตสำหรับ Office 365 ตลอดหรือไม่

บริการส่วนใหญ่ของ Office 365 จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการใช้งาน เพราะว่าต้องทำการ Sign In แต่บางแผนใน Office 365 มีการใช้งาน Office บนเดสก์ท็อปและแมครวมอยู่ด้วย เช่น Office 365 Small Business Premium และ Office 365 Enterprise E3 ซึ่งสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้ ซึ่งถ้าเราเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเราจะได้รับการอัพเดตและอัพเกรดอัตโนมัติ เป็นเวอร์ชันล่าสุดเสมอ


 

ประโยชน์ที่ได้รับจาก Office 365

  • ประหยัดค่าใช้จ่าย
  • ไม่ต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการทำงาน
  • พนักงานสามารถทำงานได้แม่นยำ รวดเร็ว และถูกต้อง
  • ได้รับข้อมูลที่มีการอัพเดทตลอดเวลา และทันเหตุการณ์ ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงาน ได้งานที่รวดเร็ว
  • ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล
  • สามารถเรียกดูข้อมูลได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ทำให้ทันต่อความต้องการ และการตัดสินใจของผู้บริหารได้ง่ายขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อผลกำไรของบริษัทฯ